Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh cao, công nghệ thông tin đóng vai trò không thể thay thế trong quá trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc “số hóa” công tác quản lý điều hành đã hỗ trợ đắc lực, hữu hiệu cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực, cải thiện năng lực cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận. Xác định ứng dụng công nghệ thông tin tạo nền tảng phát triển hiệu quả, bền vững, thời gian qua, bên cạnh việc tích cực đầu tư cơ sở hạ tầng cơ bản về công nghệ thông tin, Công ty Dịch vụ Agribank đã bước đầu tăng cường ứng dụng trong điều hành tác nghiệp để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong Công ty.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, phần mềm kế toán ra đời đã mang lại tiện ích to lớn cho doanh nghiệp, khiến việc hạch toán kế toán trở nên chính xác, nhanh chóng hơn nhiều so với hạch toán kế toán thủ công. Sau khi được thành lập và trở thành thành viên của Agribank, Công ty đã triển khai sử dụng phần mềm trong công tác hạch toán kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau quá trình sử dụng hơn 10 năm, không thể chỉnh sửa và nâng cấp, phần mềm kế toán hiện dụng đã trở nên lỗi thời, bộc lộ hạn chế với nhiều thao tác phải thực hiện thủ công, không đáp ứng được yêu cầu quản lý về tính bảo mật, quản lý tập trung và kết nối dữ liệu trực tuyến với đơn vị trực thuộc.
Với đặc thù là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, hoạt động trong cả lĩnh vực sản xuất và cung ứng dịch vụ, có 04 đơn vị trực thuộc ở hai miền Nam, Bắc nên việc lựa chọn và xây dựng phần mềm kế toán mới tiện ích, phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh là nhu cầu cấp thiết góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động chung. Chính vì vậy, sau thời gian thử nghiệm, bắt đầu từ quý II năm 2015, Công ty đã chính thức vận hành phần mềm kế toán FTS mới, áp dụng toàn Công ty.
Phần mềm kế toán mới đảm bảo được tính thống nhất, tập trung trong công tác kế toán tài chính toàn Công ty. Trụ sở chính Công ty quản lý cơ sở dữ liệu trực tuyến, tập trung và các đơn vị trực thuộc hạch toán phân tán. Việc thiết lập hệ thống mạng trực tuyến có thể theo dõi các hoạt động cũng như hạch toán giao dịch ngay tại thời điểm phát sinh giúp cho việc giám sát và xử lý công việc dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán mới có tính bảo mật cao nhờ cơ chế phân quyền chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo tính “mở” để cập nhật các thay đổi trong chính sách của Nhà nước cũng như tùy biến phù hợp với yêu cầu quản lý khi mở rộng, thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của từng nghiệp vụ kế toán, tài chính đồng thời đảm bảo được yêu cầu tích hợp, chuyển đổi sang hệ thống tài khoản kế toán của Agribank khi hợp nhất báo cáo tài chính. Sau 6 tháng sử dụng, với việc quản lý dữ liệu trực tuyến, tập trung cũng như tự động hóa nhiều thao tác trong công tác hạch toán kế toán đã giảm thiểu các sai sót khi hạch toán, nâng cao năng suất cho bộ phận kế toán Công ty và giúp Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi, giám sát và đưa ra quyết định, dự báo nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý điều hành.
Song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính, từ tháng 8, Công ty triển khai áp dụng hình thức hội nghị trực tuyến. Là bước phát triển đột phá trong công nghệ thông tin và truyền thông, truyền hình hội nghị trực tuyến được áp dụng phổ biến trong vài năm trở lại đây tại Việt Nam và mang lại hiệu quả thiết thực cho tổ chức, doanh nghiệp với việc xóa bỏ các rào cản về địa lý, thời gian, chi phí đi lại, tổ chức. Bên cạnh đặc tính ưu việt như truyền thông đa điểm chia sẻ thông tin giữa nhiều người dùng cách xa nhau, truyền tải âm thanh, hình ảnh và dữ liệu đồng thời, xuyên suốt với chất lượng cao, hệ thống còn bảo mật thông tin và cho phép người dùng ghi lại toàn bộ nội dung của hội thảo, hội nghị hoặc giao tiếp phục vụ công tác lưu trữ.
Do có các đơn vị trực thuộc ở vị trí địa lý khác nhau nên trước đây việc tổ chức hội họp tập trung tại Công ty để cùng nắm bắt, trao đổi thông tin, tháo gỡ vướng mắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh không được thường xuyên, liên tục. Trước khó khăn đó, Công ty đã mạnh dạn đầu tư hệ thống hội nghị trực tuyến tại hai đầu cầu Nam - Bắc để có được giải pháp tối ưu, thiết thực nhất trong giao tiếp, tổ chức hội họp nội bộ. Với hình thức mới thay thế hội họp truyền thống, Công ty giảm thiểu được thời gian đi lại và tiết kiệm được chi phí hội họp mỗi năm đồng thời nâng cao hiệu suất công việc, tăng cường khả năng tương tác, trao đổi giữa cá nhân và tập thể cũng như gắn kết chặt chẽ các đơn vị với trụ sở chính và thúc đẩy sự nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó, trước sự phát triển không ngừng của internet và thương mại điện tử toàn cầu, tư duy, khái niệm về sản xuất và phân phối hàng hóa đã hoàn toàn thay đổi. Trong thời đại của số hóa và kinh doanh mạng, việc xây dựng website có vai trò quan trọng là kênh truyền thông và công cụ kinh doanh hàng đầu cho mỗi doanh nghiệp. Nhận thức được lợi thế không thể phủ nhận cũng như yêu cầu thích nghi để không tụt hậu, trong năm 2015, Công ty đã vận hành website riêng với tên miền http://www.dichvuagribank.vn nhằm tham gia, thiết lập sự hiện diện trong cộng đồng mạng, tận dụng tiện ích tiên tiến góp phần xây dựng thương hiệu và bổ sung kênh quảng bá sản phẩm dịch vụ, phục vụ khách hàng hiệu quả.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin còn ở mức cơ bản nhưng đến nay, sau một thời gian “số hóa”, các nguồn lực Công ty Dịch vụ Agribank đã được sử dụng hiệu quả hơn, năng suất lao động ở một số khâu nghiệp vụ được cải thiện, năng lực cạnh tranh bước đầu được tăng cường. Phát huy kết quả đạt được, trong thời gian tới, Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu, lựa chọn giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với mục đích và mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh để ứng dụng toàn diện nhằm nâng cao năng lực quản lý và sản xuất, tăng tính cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường toàn cầu hóa.
Marketing ABSC
